DesignOps: O que é e como melhorar a eficiência da sua equipe de Design

DesignOps é o departamento (ou a pessoa) que planeja, define e gerencia o processo de design dentro de uma empresa. Seu objetivo é garantir que o time de design seja capaz de escalar as entregas, funcionando com alta eficiência, baixo atrito, e gerando artefatos de design de altíssima qualidade.
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DesignOps

 

O termo DesignOps surgiu em meados de 2014 e foi citado pela primeira vez por Dave Malouf, um dos principais gurus no assunto, que evoluiu o tema ao longo destes anos com entusiastas da área. (1)

Apesar do termo ser relativamente novo, contempla práticas antigas de trabalho, como por exemplo infraestrutura, governança, e processos, focando em operações de Design.

O termo está em destaque atualmente acompanhando a importância que a área de Design está conquistando nos negócios das empresas tanto em participação nas decisões como em tamanho de equipe e à medida que as tecnologias e formas de trabalham mudam com grande velocidade.

O principal objetivo do DesignOps é reduzir as ineficiências operacionais por meio de processos e melhorias contínuas e, assim, entregar produtos mais consistentes, padronizados e de forma mais rápida e assertiva com um alto padrão de qualidade.

O papel do DesignOps dentro de uma empresa

O papel do DesignOps contempla uma série de responsabilidades, que pode variar de acordo com a realidade e a maturidade de cada empresa, como por exemplo:

  • Planejamento e otimização do orçamento da área de Design;
  • Governança: papéis e responsabilidade de cada colaborador da equipe;
  • Gerenciamento e manutenção das ferramentas de trabalho, focando em questões como custos, acessos, licenças e organização dos arquivos;
  • Organização do fluxo de trabalho e processos da equipe;
  • Equilíbrio da vida profissional/pessoal da equipe;
  • Educação e evangelização dos colaboradores para um melhor alinhamento das tarefas e das entregas;
  • Planejamento de estratégias eficientes para reduzir a chance de ineficiências;
  • Gestão do conhecimento;
  • Recrutamento de profissionais especializados para otimizar a produção dos produtos;
  • Alinhamento com as demais liderança da empresa.

O processo de implementação do DesignOps

Existem 3 sinais considerados críticos e fundamentais para começar a pensar na implementação de um DesignOps dentro de uma empresa:

  1. Falta de comunicação e alinhamento das equipes e das áreas da empresa;
  2. Falta de padronização de processos (cada equipe trabalha de uma forma diferente);
  3. Turnover da equipe.

Para iniciar a implementação do DesignOps, é importante que a empresa siga alguns passos:

  • Passo 1: Levantamento dos problemas que necessitam resolução imediata;
  • Passo 2: Definição do papel e da estrutura do DesignOps dentro da organização;
  • Passo 3: Definição das metas do departamento, papéis e funções de cada membro da equipe.

Para alcançar sucesso na implementação do DesignOps, é necessária uma comunicação efetiva com os demais setores da empresa, principalmente aqueles que têm impacto mais direto com a área de Design. Alguns dos exemplos seriam:

  • Produtos, para entender e aperfeiçoar o workflow das demandas de Design;
  • Marketing, para entender como a empresa se comunica com os clientes, em questão tom de voz e marca;
  • Financeiro, para ter a aprovação dos custos para aquisição de licenças de ferramentas
  • Recursos Humanos, para criação e melhoria dos Job Descriptions e Planos de Carreira da equipe.

Além de uma comunicação efetiva com os outros setores da empresa, é importante a evangelização dos outros setores sobre o papel do DesignOps, mostrando seus benefícios, os motivos da iniciativa e os objetivos a longo prazo, diminuindo a curva de aprendizado da empresa sobre o tema e envolvendo todas as equipes.

Como determinar a estrutura de DesignOps

Primeiramente, DesignOps deve ser visto como parte da cultura da empresa. Dentro da hierarquia da empresa, deve ser visto como um departamento, que pode ser constituído de várias formas distintas, de acordo com a estrutura e a maturidade de cada empresa:

  • Inicialmente pode ser formado por um profissional especialista-generalista, com um conhecimento bem amplo sobre os métodos, processos e sobre o tema de DesignOps e com facilidade de transitar pelas diversas áreas da empresa;
  • Também pode ser construído em um modelo distribuído com participação e responsabilidade de várias lideranças da empresa, com DesignOps sendo tratado como uma cultura e um modus operandi da empresa;
  • Outro formato é ser construído em um modelo centralizado, com uma equipe dedicada de profissionais com foco apenas no DesignOps;
  • Finalmente, pode funcionar em formatos de times (ou tribos), como o AirBNB, onde cada equipe fica focada em determinado assunto: Design Program Management (Processos), Ferramentas, Coordenação e Liderança

Para atender o objetivo de entregar produtos com uma qualidade alta, contemplando processos e métodos claros, a equipe de DesignOps deve contar com uma ampla gama de profissionais especializados, que pode variar dependendo da estratégia e da expectativa de retorno de cada empresa: UX Researchers, UX Designers, Service Designers, Estrategistas de Conteúdo, profissionais de Acessibilidade, a equipe de Design System, entre outros.

Design System e Design Ops

É muito comum que haja a associação entre ambos os termos, já que ambos são termos recentes e pouco conhecidos do público em geral.

De forma geral, o Design System é uma parte do Design Ops. O Design System está mais voltado para a forma como as interfaces são projetadas de uma forma otimizada e eficiente, enquanto DesignOps foca na eficiência da operação da equipe de Design como um todo.

O futuro do Design Ops

Assim como UX foi novidade há cerca de 10 anos e hoje faz parte de praticamente toda startup ou empresa desde o seu início, acreditamos que DesignOps tende a ser mais um cargo essencial em breve nas empresas desde o seu início, já que a complexidade das operações e a importância do Design vem sendo uma realidade crescente a cada dia.

 

Este artigo foi escrito com base no webinar realizado pela Tuia em conjunto com a Distrito realizado em novembro de 2020, que teve como convidado João Victor Santos, Product Design Manager na HeroSpark e fundador da DesignOps Lab, e o tema “DesignOps: Como melhorar a eficiência da sua equipe de Design”

Acesse o webinar também no Youtube

 

(1) Fonte: Design Ops Handbook, disponível em PDF em https://www.designbetter.co/designops-handbook